基于软件的视频会议系统的原理与硬件视频会议系统基本相同，不同之处在于其MCU和终端都是利用高性能的PC机与服务器结合的软件来实现。另外，由于远程视频会议系统软件完全是依赖于PC，因此在数据共享和应用方面比硬件视频会议灵活方便。

  由于PC端已经是办公的标准配置，桌面会议终端不需要增加很多的硬件投入。而会议室型终端也只需要购买比较高性能的PC和视频采集卡即可，其成本也低于普通的硬件视频终端。

  对网络的适应能力非常好，可以穿透防火墙，参加会议的灵活性较好。相比之下，硬件的视频会议网络要求较高，要求网络中不能存在任何防火墙。　使用灵活，根据视频会议要求效果的不同，软件视频会议可以达到会议室级效果或桌面级效果。