随着信息技术的迅猛发展和政府职能的转变，政府办公逐渐向“电子政府”或数字化办公转变。作为政府日常工作的重要组成部分，会议召开的频率是极高的。国家新政策的传达和学习，新制度的贯彻和执行，基层单位的实践反馈，各类政务的有效处理，都需要进行及时的信息沟通，而且沟通决策的快慢将直接影响到相关领域的国民生产。

  传统的集中式会议，已经越来越不能适应政府办公的需求了，高昂的会议成本往往难以控制，而会议的效率问题也是关键。如何有效地利用现有的政府办公网和工作电脑，将会议成本减少，加强政府内外部沟通力度，树立政府形象，提升政府的公众服务水平和服务效率，是近年来各级政府大力解决的一个问题。

  视频会议系统的运行，将大大降低政府部门召开会议的经费，也有利于及时处理各类突发紧急事件，进一步提高了政府部门的工作效率。除了特别重要的会议外，各级干部再也不用赶到上级政府开会了，省去了舟车劳顿之苦。也间接节省了成本。

  如果政府部门能架设远程视频会议系统，不仅可以降低会议成本，更能加强政府内外部沟通力度及公众服务水平。视频会议系统各级政府为中心，覆盖政府主会场和下级分会场。可满足远程会议、远程调度指挥、远程会商、远程培训、协同办公等需求，应用面更广。