基于软件的视频会议系统的原理与硬件视频会议系统基本相同，不同之处在于其MCU和终端都是利用高性能的PC机与服务器结合的软件来实现。另外，由于视频会议系统软件完全是依赖于PC，因此在数据共享和应用方面比硬件视频会议灵活方便。

  软件视频是基于PC架构的视频通信方式，主要依靠CPU处理视、音频编解码工作，其特点是廉价，且开放性好，软件集成方便。但软件视频在稳定性、可靠性方面还有待提高，视频质量普遍无法超越硬件视频系统，它当前的市场主要集中在个人和企业。

  桌面软件终端采用的USB摄像头一般只能提供低于CIF品质的视频质量，帧率低、色彩还原度不好。会议室软件终端虽然可配置专用会议摄像头，但其经过视频采集和软件编码等处理后，视频延时比较大，视、音频信号无法同步。基于软件视频和硬件视频的各项优缺点，正在软件和硬件视频会议选择上面犹豫的用户需要结合自身的特点来选择合适的视频会议系统。