视频会议是公司开展远程视频会议交流的重要方面，视频会议室设计的好坏对整个会议过程都会产生很大的影响，尤其是硬件视频会议系统对于会议室设计的要求非常高，良好的视频会议室设计应当能提升参会者的积极性、远程沟通协作的效率，如果视频会议室在设计上很多点没有注意到，极有可能造成整个视频会议过程中参会者积极性大大降低，昂贵的视频会议硬件设备也无法发挥其应有的价值，因此需要非常注意视频会议室设计。

  视频会议室的光线宜明亮的同时，光线的柔和适中度也是十分重要的，充足柔和的光线有助客户心情放松。如果会议室内的自然采光窗口较小或较少的话，建议在会议室内安装多些黄白光的灯管，以补充室内光线不足的缺陷。如果会议室内的窗户过大或过多，令会议室内的自然光过度强烈的话，对会议室内进行洽谈的客户与公司人员的精神有负面影响，因为光线过度强烈容易令人产生精神涣散的现象，对进行会议中的人的决策有所妨碍。

  网络视频会议软件作为新时代的通信网络，凭借其远程音频和视频通信能力，数据同步共享功能，被称为信息时代更有效的通信方式，广泛应用于政府，业务部门。通过网络视频会议软件，企业可以轻松参与新业务的培训，指导学习的精神，日常工作的沟通等工作，大大减少通信时间和人工成本，提高通信效率。视频会议系统的部署和使用已成为税收制度之间跨区域通信的重要手段。