企业的业务过程中，需要大量的信息沟通活动。为了解决跨地域的沟通问题，提升沟通效率，很多企业引入了视频会议系统。这些视频会议系统的建设解决了企业异地沟通的问题，对分布在不同地域的分支机构提供方便快捷的沟通方式，可降低企业差旅成本，实现面对面的音视频沟通，共享电脑屏幕等。

  视频会议系统由于专业性强，只能专人维护、使用。每次视频会议都需要进行前期繁琐的入会准备和演练工作，必然造成系统利用率低，也不利于系统的普及推广，或者召开高级别安全性会议。

  现代化企业办公的特点，基本上是这样几种情况，低碳环保、智能数字化等。事实上，除了以上所说到的还有一个很重要的因素—网络通讯。依赖先进的网络通讯技术可以实现智能化和便利化的办公。传统的办公一般会有这样的一些要素：电话、邮件等。随着现代科技的不断发展，视频会议系统越来越受到企业的欢迎。视频会议将传统的声音、画面、文字等集合起来。让使用者在在视觉和听觉上感受到视频会议带来的享受。未来视频会议甚至是可以代替传统办公室的一些因素。