随着视频会议系统的运用越来越广泛，对其视频音频质量、数据同享、灵活性以及易用性、可靠性和易管理性的要求也越来越严厉。视频会议系统通过在网络上以开展会议的通讯方法传递与会代表的声音和视频，也能传递文件、图表、会议室情况等各种图画信息，使在各个地区乃至相隔几百、几千公里的与会代表之间的空间间隔大大“缩短”，而且进行实时召开会议、评论问题，使参加网络视频会议系统的代表，有一种“感同身受”的现场感，让员工省去了出行带来了疲劳，让会议变得更加轻松。

  硬件视频会议和软件视频会议各有优劣，在现实的工程项目中往往采用软硬相结合的方式互补，组建一套视频会议方案。方案通常以硬件视频会议为主、软件视频会议为辅，利用硬件视频会议高稳定、高画质的特点，保证视频会议的稳定高效。利用软件视频会议高扩展性和低成本优势，提高整个视频会议网络的广度和深度。

  软件视频会议由于网络环境和带宽的限制，图像质量与硬件仍存在不小的差距，但随着网络技术的不断更新和多媒体技术的不断发展，软件视频会议在稳定性及画质上与硬件视频会议系统的差距在不断减小，以硬件为主的视频会议系统将会受到不小的冲击。尽管如此，软硬件结合的方案仍有以上两种方案无法比拟的优势，不但扩大了视频会议网络的覆盖面，而且降低了成本，系统的扩展性大大提高，也为将来的升级改造提供了空间。