随着视频会议系统的运用越来越广泛，对其视频音频质量、数据同享、灵活性以及易用性、可靠性和易管理性的要求也越来越严厉。视频会议系统通过在网络上以开展会议的通讯方法传递与会代表的声音和视频，也能传递文件、图表、会议室情况等各种图画信息，使在各个地区乃至相隔几百、几千公里的与会代表之间的空间间隔大大“缩短”，而且进行实时召开会议、评论问题，使参加网络视频会议系统的代表，有一种“感同身受”的现场感，让员工省去了出行带来了疲劳，让会议变得更加轻松。

  会议前需要做好充分的准备工作，要清楚自己如何和客户交流，也可以根据客户的爱好去交流和沟通。比方有的客户喜爱看表格， 有的客户喜爱看图片，有的客户期望更多的倾向口头交流而不是单方面灌注，需求把握也是很重重要的。

  普通企业和分布范围广、数量多的企业一般会用软件视频会议。软件毕竟整体的成本还是比较低的。无论是购买和租用，都相对具有性价比。尤其是近两年租用运营的方式，所谓云视频会议，市场发展比较快好。